Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Noah Hailu, Wodanstraße 18, 90461 Nürnberg, E-Mail: noahhailu2@gmail.com

2. Was Nexus macht

Nexus liest Pläne, die du auswählst (Google-Tabellen, Kalender-Links, hochgeladene Dateien und Fotos), und überträgt deine Termine daraus in einen Kalender. Zum Anmelden mit Google bekommen wir nur deinen Namen und deine E-Mail-Adresse. Erst wenn du eine Google-Tabelle verbindest, greifen wir mit deiner Erlaubnis auf genau die Tabellen zu, die du in Nexus auswählst, und auf Kalender, die Nexus selbst anlegt. Auf andere Dateien und Kalender haben wir keinen Zugriff.

3. Welche Daten wir verarbeiten

• Kontodaten: E-Mail-Adresse und Kennung aus deinem Google-Konto oder Apple-Konto, je nachdem, womit du dich anmeldest. Bei „Mit Apple anmelden“ kannst du deine E-Mail-Adresse verbergen; wir bekommen dann eine Weiterleitungsadresse von Apple.
• App für iPhone und Android: Schaltest du in der App Mitteilungen ein, speichern wir ein Geräte-Token, das Apple (Apple Push Notification service) bzw. Google (Firebase Cloud Messaging) für dein Gerät vergibt, zusammen mit der Plattform. Darüber schicken wir dir Mitteilungen zu deinen Terminen. Den Inhalt der Mitteilung (Titel und kurzer Text) übermitteln wir dafür an Apple bzw. Google. Das Token löschen wir, wenn du Mitteilungen ausschaltest, dich abmeldest, die App löschst oder dein Konto löschst. Die App nutzt kein Tracking und keine Werbung.
• Google-Zugriff: ein Zugriffstoken (Refresh-Token), mit dem wir deine Tabelle lesen und deinen Nexus-Kalender pflegen können. Es wird verschlüsselt gespeichert.
• Inhalt deiner Tabelle: wird bei jeder Aktualisierung gelesen und in den Kalender übertragen. Wir speichern die Tabelleninhalte nicht dauerhaft. Bei Abo-Links werden die Termine bei jedem Abruf neu erzeugt.
• Hochgeladene Pläne (PDF, Excel, CSV, Fotos): werden nur gelesen, um die Termine zu erkennen. Die Datei selbst speichern wir nicht, nur die Termine, die du in der Vorschau bestätigst. PDFs und Fotos werden dafür an Anthropic (KI-Anbieter) übermittelt; Anthropic nutzt diese Daten nicht zum Training.
• Ausprobieren ohne Konto (Startseite): Ein Foto oder PDF, das du auf der Startseite hochlädst, wird wie oben an Anthropic übermittelt, um die Termine zu erkennen. Die Datei speichern wir nicht. Die erkannten Termine, die Namen im Plan und ein Cookie mit einem Zufallsschlüssel bleiben höchstens 48 Stunden gespeichert, damit sie nach deiner Anmeldung in deinem Konto landen; danach werden sie gelöscht. Um Missbrauch zu begrenzen, zählen wir die Versuche pro Tag über einen gekürzten, nicht umkehrbaren Fingerabdruck deiner IP-Adresse; die IP-Adresse selbst speichern wir nicht. Gleiches gilt für Pläne, die du am iPhone über „Teilen › Ab in Nexus“ schickst: Sie warten bis zu sieben Tage in deinem Konto auf „Übernehmen“.
• Kalender teilen mit Freunden: Nur wenn du selbst einen Link erstellst und dein Freund ihn annimmt, sieht er deinen Kalender – für die Dauer, die du wählst, und wahlweise nur „frei und belegt“ oder mit den Namen der Termine. Ort und Notizen werden nie geteilt. Dein Freund sieht dabei den Namen aus deinem Google-Konto. Du kannst das Teilen jederzeit beenden. Gemeinsame freie Zeit wird auf unseren Servern berechnet, nicht von einer KI.
• Gruppen: Trittst du einer Gruppe bei, sehen die Mitglieder, wann du frei oder belegt bist (nicht, was du machst) und deinen Namen aus dem Google-Konto. Mit dem Verlassen der Gruppe endet das sofort.
• Fragen an deinen Kalender: Stellst du eine Frage, gehen die Frage und die dafür nötigen eigenen Termine an Anthropic (KI-Anbieter). Kalender von Freunden und Gruppen werden dabei nicht übermittelt. Anthropic nutzt diese Daten nicht zum Training.
• Die KI lernt dazu: Lässt du einen Satz von der KI verstehen, speichern wir den Satz, den Vorschlag der KI und was du daraus eingetragen hast. Deine letzten Korrekturen gehen beim nächsten Satz als Beispiele mit an Anthropic, damit die KI dich besser versteht. Bewertest du eine Antwort mit Daumen hoch oder runter, speichern wir Frage, Antwort und Bewertung. Das sieht nur das Nexus-System, der Betreiber sieht nur Zahlen (wie oft die KI richtig lag). Gelöscht wird nach 180 Tagen oder mit deinem Konto.
• Lohn-Check: Ein Foto oder PDF deiner Abrechnung wird nur gelesen, um Monat, Stunden, Brutto und Auszahlung zu erkennen, und dafür an Anthropic übermittelt. Die Datei speichern wir nicht. Gespeichert werden nur diese vier Angaben, bis du die Prüfung löschst. Du kannst die Zahlen auch selbst eintippen, dann wird nichts übermittelt.
• Projekte und hochgeladene Dateien: Projekte mit ihren Aufgaben, Notizen und Links siehst nur du. Dateien und Fotos, die du in einem Projekt oder im Team hochlädst, liegen in einem privaten Speicher. Geöffnet werden sie über einen Link, der nur wenige Minuten gilt. Dateien im Team sehen alle Mitglieder dieses Teams, mit dem Namen der Person, die sie hochgeladen hat. Fotos werden vor dem Hochladen auf deinem Gerät verkleinert. Diese Dateien gehen nicht an eine KI. Löschst du die Datei, den Ablauf, das Projekt, das Team oder dein Konto, wird sie entfernt.
• Teams: Einsätze mit den eingeteilten Namen und ihren Zu- und Absagen, Abläufe, Raumbuchungen und Links zu Material, die im Team eingetragen werden, sehen alle Mitglieder dieses Teams, bei Buchungen und Material mit dem Namen der Person. Lädt ein Planer per E-Mail ein, nutzen wir die eingegebenen Adressen nur zum Versand dieser einen Einladung und speichern sie nicht.
• Anmelden per E-Mail: Statt mit Google kannst du dich mit deiner E-Mail-Adresse anmelden. Wir schicken dir dafür einen Code, der eine Stunde gilt. Damit niemand massenhaft Codes anfordern kann, merken wir uns für wenige Tage eine Prüfsumme deiner Adresse und deines Internet-Anschlusses, nicht die Angaben selbst. Verschickt werden die Mails über Resend (siehe unten).
• Erinnerungen per E-Mail: Schaltest du sie ein, gehen Erinnerungen, die Vorschau am Abend und Nachrichten aus deinem Team zusätzlich an die Adresse deines Kontos. Abschalten kannst du das jederzeit in den Einstellungen.
• Abwesenheiten: Zeitraum und Grund, die du einträgst, sehen die Planer deiner Teams, damit sie dich in der Zeit nicht einteilen. Andere Mitglieder sehen sie nicht. Du kannst sie jederzeit löschen.
• Ankündigungen im Team: Den Text sehen alle Mitglieder des Teams. Wer plant, sieht außerdem, welche Mitglieder die Ankündigung schon geöffnet haben.
• Eigene Einträge und To-dos: Titel, Tag, Uhrzeit, Notiz und Erinnerung, die du selbst einträgst oder diktierst. Sie bleiben gespeichert, bis du sie löschst oder dein Konto löschst. Beim Diktieren wandelt dein Browser oder dein Gerät die Sprache in Text um (je nach Gerät über Apple oder Google); Nexus bekommt nur den fertigen Text, keine Tonaufnahme.
• Plan mit KI: Lässt du dir einen Plan vorschlagen, gehen deine Wünsche und deine eigenen belegten und freien Zeiten der gewählten Tage an Anthropic (KI-Anbieter). Kalender von Freunden und Gruppen werden dabei nicht übermittelt. Gespeichert wird nur, was du aus dem Vorschlag übernimmst. Anthropic nutzt diese Daten nicht zum Training.
• Siri und Wecker: Richtest du den Siri-Link ein, speichern wir dazu einen geheimen Schlüssel. Wer diesen Link kennt, kann Einträge für dich anlegen und deine Termine von heute und morgen abfragen, behandle ihn also wie ein Passwort. Du kannst ihn jederzeit erneuern oder abschalten. Für den Wecker speichern wir deine Vorlaufzeit oder feste Weckzeit.
• Farben und Darstellung: Dein Farbschema und die Schalter für das Licht im Hintergrund und das automatische Abhaken liegen nur in deinem Browser auf diesem Gerät, nicht bei uns.
• Klausuren und Abgaben: Name, Datum, Uhrzeit und Notiz, die du selbst einträgst. Sie bleiben gespeichert, bis du sie löschst oder dein Konto löschst.
• Abo-Link für alle Pläne: Über einen geheimen Link kann deine Kalender-App deine Termine abrufen. Wer den Link kennt, kann diese Termine lesen. Du kannst in den Einstellungen jederzeit einen neuen Link erzeugen, der alte liefert dann nichts mehr.
• Einladungen: Lädst du jemanden über deinen persönlichen Link ein, speichern wir, welches Konto über welchen Link gekommen ist, um die geschenkten Tage gutzuschreiben.
• Rückmeldungen: Text, Stimmung und die Seite, von der aus du sie gesendet hast, zusammen mit deinem Konto.
• Einstellungen: Name, Tabellen-Kennung, Zeitzone und Ergebnis der letzten Aktualisierung.
• Zahlungsdaten: werden ausschließlich von Stripe verarbeitet. Wir erhalten Abo-Status und Kundennummer.
• Lohnabrechnung: Stundenlohn, Art der Anstellung und, wenn du sie einträgst, deine Steuerklasse je Plan. Damit rechnet Nexus Brutto und ein geschätztes Netto. Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer oder Kontodaten fragen wir nicht ab.
• Kündigung ohne Anmeldung (Seite „Verträge hier kündigen“): Name, E-Mail-Adresse, Vertrag, Zeitpunkt und gegebenenfalls Grund. Wir schicken sie per E-Mail (Resend) an uns und als Bestätigung an dich und bewahren sie als Nachweis bis zum Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist auf.
• Profilbild (freiwillig): ein Motiv oder ein Foto, das du hochlädst. Das Foto wird im Browser verkleinert und bei Supabase unter einem zufälligen, nicht erratbaren Namen gespeichert. Sehen können es deine Freunde und Gruppen. Entfernst du es, löschen wir das Foto.
• Server-Protokolle: technisch notwendige Daten wie IP-Adresse und Zeitpunkt des Zugriffs, kurzzeitig.

3a. Nexus Work: Betriebe und ihre Mitarbeiter

Mit Nexus Work planen Betriebe Schichten, erfassen Arbeitszeiten und bereiten die Lohnabrechnung vor. Für die Daten der Mitarbeiter ist der Betrieb verantwortlich (Arbeitgeber). Wir verarbeiten sie in seinem Auftrag nach Art. 28 DSGVO und nur nach seinen Weisungen; einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung stellen wir dem Betrieb auf Anfrage bereit. Fragen zu diesen Daten richtest du am besten zuerst an deinen Arbeitgeber.

• Dienstplan: Name im Betrieb, Schichten, Verfügbarkeiten, Tausch- und Schichtanfragen.
• Arbeitszeiten (Stempeluhr): Beginn, Ende, Pausen, wie gestempelt wurde (App, Terminal, NFC-Anhänger) und an welchem Standort. Wir speichern keine laufenden Standortdaten (kein GPS-Verlauf). Am Terminal wird eine PIN nur verschlüsselt (als Prüfwert) gespeichert.
• Urlaub und Krankheit: Zeitraum, Art der Abwesenheit und, wenn du sie hochlädst, ein Foto der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Das sind Gesundheitsdaten (Art. 9 DSGVO). Sehen können sie nur du und die Personen, die im Betrieb Abwesenheiten verwalten. Die Diagnose steht auf der Bescheinigung für den Arbeitgeber nicht drauf.
• Lohn: Stundenlohn oder Gehalt, Zuschläge, Beschäftigungsart, Steuerklasse und Angaben zur Kirchensteuer, soweit der Betrieb sie für die Lohnvorbereitung einträgt. Sehen können sie nur der Inhaber und Mitinhaber des Betriebs; nur sie erstellen Exporte (zum Beispiel für DATEV oder den Zoll).
• Kassen-Anbindung (wenn eingerichtet): Umsätze und Zeitpunkte der Bons, ohne Daten der Gäste.
• Geräte des Betriebs (Terminal, NFC-Puck): Gerätekennung, Zeitpunkt und IP-Adresse des letzten Kontakts. Das Zutrittsprotokoll löscht Nexus automatisch nach 30, 60 oder 90 Tagen, je nach Einstellung des Betriebs.
• WhatsApp-Mitteilungen (nur wenn du sie selbst einschaltest): deine Telefonnummer und der Text der Mitteilung gehen an Meta (WhatsApp) bzw. Twilio, USA.

Rechtsgrundlage ist für den Betrieb das Beschäftigungsverhältnis (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO, § 26 BDSG), für Gesundheitsdaten Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO. Arbeitszeitnachweise muss der Arbeitgeber nach dem Mindestlohn- und dem Arbeitszeitgesetz mindestens zwei Jahre aufbewahren; er kann sie jederzeit als Datei herunterladen. Verlässt du den Betrieb, bleiben deine Arbeitszeiten beim Betrieb, solange er sie aufbewahren muss.

4. Google-Nutzerdaten

Die Nutzung und Weitergabe von Informationen, die wir über Google-APIs erhalten, entspricht der Google API Services User Data Policy einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use). Wir verwenden Google-Daten ausschließlich, um die von dir angeforderte Synchronisation auszuführen. Wir geben sie nicht an Dritte weiter, nutzen sie nicht für Werbung und nicht zum Training von KI-Modellen.

5. Rechtsgrundlagen

Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) für Konto, Synchronisation und Abo. Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) für Sicherheit und Stabilität. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) für Rechnungsdaten.

6. Dienstleister

• Supabase (Datenbank, Anmeldung und Speicher für hochgeladene Dateien).
• Vercel (Betrieb der Anwendung), die Server stehen in Frankfurt.
• Stripe (Zahlungsabwicklung).
• Resend (Versand von E-Mails: Anmelde-Codes, Erinnerungen und Einladungen ins Team), USA.
• Google (Anmeldung, Tabellen, Kalender; Firebase Cloud Messaging für Mitteilungen in der Android-App), USA.
• Apple (Anmeldung mit Apple; Apple Push Notification service für Mitteilungen in der iPhone-App), USA.
• Microsoft (nur wenn du Outlook verbindest: Kalender lesen und eintragen), USA.
• Meta (WhatsApp) oder Twilio (nur für WhatsApp-Mitteilungen in Nexus Work, wenn du sie einschaltest), USA.
• Anthropic (KI zum Lesen hochgeladener Pläne, für Fragen an den Kalender und für den Plan mit KI), USA, auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln.

Soweit dabei Daten in Länder außerhalb der EU gelangen, stützen wir das auf Standardvertragsklauseln oder das EU-US Data Privacy Framework.

7. Speicherdauer und Löschung

Deine Daten bleiben gespeichert, solange dein Konto besteht. Im Dashboard kannst du dein Konto jederzeit löschen. Dann entfernen wir Konto, Verbindungen und Google-Token und widerrufen den Zugriff bei Google. Rechnungsdaten bewahren wir so lange auf, wie das Gesetz es verlangt. Für Daten in Nexus Work gilt Abschnitt 3a: Löscht der Inhaber sein Konto, werden die Daten des Betriebs mit gelöscht; vorher weist Nexus ihn auf seine Aufbewahrungspflicht hin.

8. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Schreib uns dafür an noahhailu2@gmail.com. Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel bei der Behörde des Bundeslandes, in dem du wohnst.

9. Cookies

Wir setzen nur technisch notwendige Cookies ein: für die Anmeldung und, wenn du eine Sprache wählst, ein Cookie „nx_lang“, das sich diese Sprache ein Jahr lang merkt. Angemeldet speichern wir die Sprache außerdem in deinem Profil, damit Erinnerungen, Mitteilungen und E-Mails in deiner Sprache kommen. Es gibt kein Tracking und keine Werbe-Cookies.